E-mail er ikke et neutralt forhandlingsredskab

E-mail giver tid til at formulere sig præcist. Det er en reel fordel i mange situationer, men i forhandlinger skaber det specifikke problemer, som begyndere undervurderer.

Hvad der sker i skriftlige forhandlinger

Tone og intention er svære at aflæse i tekst. En neutral formulering kan opfattes som afvisende. Et direkte krav kan virke aggressivt, selvom det ikke var meningen.

En indkøber sendte en e-mail med fire ændringskrav til en kontrakt. Leverandøren opfattede det som et ultimatum og svarede defensivt. Det tog tre uger at genoprette dialogen, som et kort telefonopkald ville have håndteret på ti minutter.

Myten om kontrol via skrift

Mange tror, at skriftlig kommunikation giver mere kontrol over forhandlingen. Det giver kontrol over egne ord, men ikke over, hvordan de modtages.

Relation og nuance forsvinder i e-mail. Det er præcis de elementer, der afgør, om modparten er villig til at finde en løsning.

En praktisk tommelfingerregel

Brug e-mail til at bekræfte det, I allerede er enige om. Brug telefon eller møde til at nå dertil.